Pierwszego pracownika zatrudnia się zwykle za późno. Właściciel najpierw bierze na siebie coraz więcej, potem zaczyna odmawiać zleceń, a decyzję podejmuje dopiero wtedy, gdy firma przestaje działać w czasie jego urlopu albo choroby. Tymczasem to, czy pracownik się opłaci, da się policzyć wcześniej, a formalności, które przerażają przy pierwszym zatrudnieniu, mieszczą się w kilku krokach.
Sygnały, że czas zatrudnić
Odrzucasz zlecenia z braku czasu
Najbardziej oczywisty sygnał to zlecenia, których nie przyjmujesz, i terminy, które coraz częściej przesuwasz. Każde odrzucone zlecenie to przychód, który mógłby pokryć część kosztu pracownika, a przesuwane terminy to klienci, którzy następnym razem zadzwonią do konkurencji.
Twoja godzina jest za droga
Jeśli Twoja godzina pracy przy klientach jest warta 150 zł, a spędzasz dziesiątki godzin miesięcznie na fakturach, telefonach, wysyłkach czy prostych pracach technicznych, płacisz sam sobie najwyższą stawkę za zadania, które ktoś inny wykona taniej. To nie jest argument za zatrudnianiem kogokolwiek, tylko za policzeniem, ile godzin tygodniowo zajmują zadania, które da się oddać.
Firma staje, gdy chorujesz
Jeżeli tydzień Twojej nieobecności oznacza tydzień bez przychodu, firma jest w praktyce samozatrudnieniem z dodatkowymi kosztami. Pierwszy pracownik zmniejsza to ryzyko, pod warunkiem że dostanie dostęp do procesów, a nie tylko listę zadań na dziś.
Policz, czy pracownik się zwróci
Pracownik na etacie z wynagrodzeniem 6 000 zł brutto kosztuje firmę około 7 320 zł miesięcznie, czyli blisko 88 tys. zł rocznie. Do tego dochodzą sprzęt, oprogramowanie, obsługa kadrowo-płacowa w biurze rachunkowym i czas na wdrożenie, co łatwo daje kolejne kilkaset złotych miesięcznie. Przy łącznym koszcie około 7 800 zł i marży 40% na pracy, którą ta osoba wykona, firma potrzebuje mniej więcej 19 500 zł dodatkowego przychodu miesięcznie, żeby wyjść na zero.
Drugi sposób liczenia dotyczy czasu właściciela. Jeśli pracownik przejmie 40 godzin miesięcznie zadań administracyjnych, a Ty wykorzystasz ten czas na pracę dla klientów po 200 zł za godzinę, odzyskujesz 8 000 zł miesięcznie potencjalnego przychodu. Ten wariant działa tylko wtedy, gdy uwolniony czas faktycznie zamienia się w sprzedaż, a nie w kolejne zadania bez wartości, dlatego przed zatrudnieniem warto mieć konkretny plan, co zrobisz z odzyskanymi godzinami.
Ile naprawdę kosztuje etat
Do wynagrodzenia brutto pracodawca dopłaca własną część składek. Ich stawki procentowe od lat są stabilne, choć zmieniają się kwoty, od których się je liczy, na przykład płaca minimalna. Poniższe wyliczenie dotyczy wynagrodzenia 6 000 zł brutto w małej firmie.
|
Składnik kosztu |
Stawka |
Kwota przy 6 000 zł brutto |
|---|---|---|
|
Składka emerytalna |
9,76% |
585,60 zł |
|
Składka rentowa |
6,50% |
390,00 zł |
|
Składka wypadkowa |
1,67% |
100,20 zł |
|
Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy |
2,45% |
147,00 zł |
|
FGŚP |
0,10% |
6,00 zł |
|
PPK (część pracodawcy) |
1,50% |
90,00 zł |
|
Łączny koszt pracodawcy |
21,98% |
7 318,80 zł |
Stawka wypadkowa 1,67% dotyczy firm, które zgłaszają do ubezpieczeń nie więcej niż 9 osób. Składki na Fundusz Pracy nie płaci się między innymi za osoby z wynagrodzeniem niższym od minimalnego w przeliczeniu na pełny miesiąc, na przykład przy części etatu, a wpłata na PPK znika, jeśli pracownik złoży deklarację rezygnacji. Pracodawca nie może jednak w żaden sposób do tej rezygnacji namawiać.
Składki to nie wszystko. Pracownik ma prawo do 20 lub 26 dni płatnego urlopu rocznie, w zależności od stażu pracy, więc przez mniej więcej 8-10% dni roboczych firma płaci za nieobecność. Według obecnych zasad pierwsze 33 dni zwolnienia lekarskiego w roku, a u pracowników po 50. roku życia 14 dni, finansuje pracodawca, wypłacając 80% wynagrodzenia, choć trwają prace nad przeniesieniem tego kosztu na ZUS. Do kosztów trzeba też dopisać badania lekarskie, szkolenie BHP i wyposażenie stanowiska, dlatego planując finanse małej firmy, bezpieczniej założyć rezerwę na co najmniej trzy miesiące wynagrodzenia z góry.
Etat, zlecenie czy B2B
Umowa o pracę jest najdroższa w składkach, ale daje przewidywalność obu stronom. Umowa zlecenia ma sens przy pracy dorywczej lub rozliczanej za efekt, a za zleceniobiorcę do 26. roku życia, który jest uczniem lub studentem, nie płaci się składek ZUS. Obowiązuje ją jednak minimalna stawka godzinowa, a przy stałej pracy w ustalonych godzinach pod nadzorem właściciela przestaje przypominać zlecenie. Współpraca B2B pasuje do specjalistów, którzy pracują dla kilku klientów, sami organizują sobie czas i odpowiadają za efekt.
Zastępowanie etatu umową cywilnoprawną jest ryzykowne. O tym, czy to stosunek pracy, decydują faktyczne warunki z art. 22 Kodeksu pracy: praca pod kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, wykonywana osobiście. Okręgowy inspektor pracy może wydać decyzję administracyjną stwierdzającą istnienie stosunku pracy, bez kierowania sprawy do sądu. Warto też wiedzieć, że okresy prowadzenia działalności i pracy na zleceniu, za które opłacano składki, wliczają się do stażu pracy, więc nowy pracownik po latach współpracy B2B może od razu mieć prawo do 26 dni urlopu.
Rekrutacja według nowych zasad
Przepisy o jawności wynagrodzeń zmieniły pierwszy etap zatrudnienia. Kandydat musi dostać informację o wynagrodzeniu początkowym albo jego przedziale na tyle wcześnie, żeby mógł się z nią zapoznać, na przykład w ogłoszeniu albo przed rozmową. Nie wolno pytać o wynagrodzenie w obecnej ani poprzedniej pracy, a nazwy stanowisk i ogłoszenia powinny być neutralne płciowo. Dobrze przygotowana rekrutacja pracowników zaczyna się więc od ustalenia widełek i zakresu obowiązków jeszcze przed publikacją ogłoszenia, co przy okazji odsiewa kandydatów, dla których oferta jest nieatrakcyjna.
Formalności przed pierwszym dniem
- Wystaw skierowanie na badania wstępne i odbierz orzeczenie lekarskie przed dopuszczeniem do pracy.
- Podpisz umowę o pracę na piśmie, także przed dopuszczeniem do pracy.
- Przeprowadź szkolenie wstępne BHP, czyli instruktaż ogólny i stanowiskowy, i zapoznaj pracownika z oceną ryzyka zawodowego.
- Zgłoś pracownika do ubezpieczeń w ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.
- Przekaż pisemną informację o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od dopuszczenia do pracy.
- Załóż akta osobowe i ewidencję czasu pracy.
- Zawrzyj umowę o zarządzanie PPK w ciągu 10 dni po upływie 3 miesięcy zatrudnienia pierwszej osoby.
Mała firma ma kilka ułatwień. Pracodawca zatrudniający do 10 osób może sam wykonywać zadania służby BHP, jeśli ukończył odpowiednie szkolenie, regulamin pracy jest obowiązkowy dopiero od 50 pracowników, a zakładowy fundusz świadczeń socjalnych przy mniejszej liczbie zatrudnionych można pominąć. Od pierwszego pracownika firma staje się jednak płatnikiem składek i zaliczek na podatek, co oznacza comiesięczne rozliczenia z ZUS i urzędem skarbowym oraz roczne informacje PIT-11. Te obowiązki pracodawcy większość właścicieli oddaje biuru rachunkowemu, ale odpowiedzialność za terminy i tak spoczywa na firmie.
Pierwsze trzy miesiące współpracy
Umowę na okres próbny można zawrzeć najwyżej na 3 miesiące, a jeśli planujesz później umowę na czas określony krótszy niż 6 miesięcy, okres próbny nie może przekroczyć miesiąca, przy umowie od 6 do 12 miesięcy – dwóch. To czas na sprawdzenie obu stron, ale tylko wtedy, gdy pracownik wie, po czym zostanie oceniony.
Wdrożenie pierwszej osoby jest trudniejsze niż każdej kolejnej, bo procesy istnieją zwykle wyłącznie w głowie właściciela. Pomaga spisanie najczęstszych zadań w formie prostych instrukcji, ustalenie, które decyzje pracownik podejmuje sam, a które konsultuje, oraz krótkie cotygodniowe spotkanie podsumowujące. Bez tego nowa osoba pyta o wszystko, a właściciel dochodzi do wniosku, że szybciej zrobi to sam.
Najtrudniejsza zmiana dotyczy samego właściciela. Delegowanie oznacza akceptację, że zadanie zostanie wykonane inaczej niż zrobiłbyś to Ty, choć z tym samym efektem. Dobre zarządzanie zespołem, nawet jednoosobowym, polega na rozliczaniu z wyniku, a nie na kontrolowaniu każdego kroku.
Dofinansowanie z urzędu pracy
Jeśli zatrudnisz osobę bezrobotną lub poszukującą pracy, skierowaną przez powiatowy urząd pracy, możesz ubiegać się o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, do 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia. Warunkiem jest utrzymanie stanowiska zwykle przez 18 miesięcy, a przy niższej refundacji przez 12 miesięcy. Wniosek składa się przed zatrudnieniem, a nabory w poszczególnych urzędach zależą od dostępnych środków, więc warto zapytać o nie na etapie planowania.
Pierwszy pracownik to nie tylko koszt w tabeli, ale zmiana roli właściciela z wykonawcy na osobę, która organizuje pracę innych. Firmy, które policzą próg opłacalności i przygotują procesy przed pierwszym dniem, zwykle zatrudniają drugą osobę szybciej niż zakładały.
Najczęściej zadawane pytania
Ile kosztuje pracodawcę pracownik zarabiający 6 000 zł brutto?
W małej firmie około 7 230 zł miesięcznie bez PPK i około 7 320 zł z wpłatą pracodawcy do PPK. Na koszt składają się składki emerytalna, rentowa i wypadkowa, Fundusz Pracy z Funduszem Solidarnościowym oraz FGŚP.
Czy pierwszy pracownik może pracować na umowie zlecenia?
Tak, jeśli praca ma charakter zlecenia, na przykład jest dorywcza albo rozliczana za efekt. Gdy zleceniobiorca pracuje w stałych godzinach, w miejscu wskazanym przez firmę i pod jej kierownictwem, inspektor pracy może uznać tę umowę za stosunek pracy.
Jakie badania i szkolenia musi przejść nowy pracownik?
Przed dopuszczeniem do pracy pracownik musi mieć orzeczenie z badań wstępnych, wykonanych na skierowanie pracodawcy i na jego koszt. Musi też przejść szkolenie wstępne BHP, czyli instruktaż ogólny i stanowiskowy.
Czy mała firma musi wdrożyć PPK?
Tak, nowy pracodawca musi zawrzeć umowę o zarządzanie PPK w ciągu 10 dni po upływie 3 miesięcy zatrudnienia pierwszej osoby. Mikroprzedsiębiorca jest z tego zwolniony, jeśli wszyscy pracownicy złożą deklaracje rezygnacji z dokonywania wpłat, ale pracodawca nie może ich do tego nakłaniać.
Kto płaci za zwolnienie lekarskie pracownika?
Według obecnych zasad pracodawca wypłaca 80% wynagrodzenia za pierwsze 33 dni choroby w roku, a u pracowników po 50. roku życia za 14 dni. Za dalszy okres zasiłek chorobowy wypłaca ZUS.
Czy można zapytać kandydata, ile zarabia w obecnej pracy?
Nie. Przepisy o jawności wynagrodzeń zabraniają pytania o wynagrodzenie w obecnym i poprzednich miejscach pracy. Pracodawca musi za to sam podać kandydatowi informację o wynagrodzeniu początkowym lub jego przedziale.